Het bestuursakkoord "Met lef & liefde voor Deventer" spreekt over grote kansen en uitdagingen op het gebied van werk, duurzaamheid, zorg, evenementen en samen leven. Dat vraagt om een organisatie die zich makkelijk organiseert rond deze opgaven. Een organisatie die goed functioneert, die zowel robuust is als wendbaar. Daarover gaat het programma Bedrijfsvoering.
We ontwikkelen ons tot een organisatie die flexibel, communicatief en netwerkend is. Zo kunnen we inspelen op wat de samenleving ons vraagt. De rol die we daarbij innemen (faciliterend, regulerend, uitnodigend of handhavend) hangt af van het maatschappelijke vraagstuk. De organisatie kent een verdeling van taken en verantwoordelijkheden, maar treedt naar buiten toe als één geheel op. De organisatie is er op gericht een optimale connectie te maken met de buitenwereld. En zorgt ervoor dat maatschappelijke vraagstukken snel en effectief worden opgepakt.
We willen een organisatie zijn waar de medewerkers met trots en plezier werken. Dat doen we in duurzame huisvesting waarin gebouw en voorzieningen optimaal worden benut. In een organisatie waar integraal gewerkt wordt, over domein- en teamgrenzen heen. Waar we sturen op basis van vertrouwen: minder kaders, maar wel steviger en met korte beslislijnen. En volgens de kernwaarden zorgzaam, verantwoordelijk, open en durf.
Inwoners en ondernemers verwachten dat we onze informatievoorziening op orde hebben. Tot de basis daarvan behoort het borgen van privacy en informatieveiligheid. Ook vraagt dit om een gemeentelijke organisatie die datagedreven werkt.
Er is een sterke focus op de financiële soliditeit van de gemeente. Op ons financieel portaal zijn begroting en andere financiële stukken volledig digitaal beschikbaar. Besturen betekent vooraf kaderen, vervolgens het goede handelen en achteraf verantwoorden. De gemeente Deventer wil graag laten zien dat zij in control is. Zo verantwoorden we open en transparant aan onze inwoners wat we voor de gemeenschap doen. Control is daarmee een essentieel onderdeel voor de gemeente om succesvol te zijn.
Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) hebben een samenwerkingsverband op het gebied van bedrijfsvoering. De financiële administratie, gemeentelijke belastingen, ICT, facilitaire zaken en het inkoopadvies leveren we in dit verband vanuit de gemeente Deventer. Continu innoveren is op alle percelen het uitgangspunt.
Meer informatie
Verzuim
Verzuim
Jaar | Ziekteverzuim in % | Meldingsfrequentie |
---|---|---|
2019 | 5,42% | 1,00 |
2020 | 4,26% | 0,64 |
2021 | 4,85% | 0,72 |
2022 | 5,67% | 1,17 |
Norm 2023 | 4,60% | 1,00 |
Q1 2023 t/m februari | 5,51% | 1,17 |
Q2 2023 t/m juli | 4,95% | 1,06 |
Q3 2023 t/m oktober | 4,89% | 1,07 |
Het gemiddelde verzuimpercentage is sinds de tweede kwartaalrapportage stabiel gebleven.
In het eerste kwartaal van 2023 hebben we een verzuimanalyse en een Periodiek Medisch Onderzoek uitgevoerd. In lijn met het adviezen uit deze onderzoeken hebben we een aantal initiatieven opgepakt en uitgevoerd. Zo hebben we ons ziekteverzuimproces onder de loep genomen en waar nodig aangescherpt in rollen, taken en verantwoordelijkheden. Daarnaast volgen alle leidinggevenden een gespecialiseerde verzuimtraining om dit ziekteverzuimproces opnieuw onder de aandacht te brengen en rolverduidelijking te creëren.
Inhuur
Inhuur
Realisatie | Realisatie | Prognose Q1 | Prognose Q2 | Prognose Q3 | |
Soort inhuur | 2021 | 2022 | 2023 | 2023 | 2023 |
Vaste formatie | 3.300 | 3.500 | 3.850 | 4.300 | 4.400 |
Vervanging ziekte/zwangerschap | 848 | 900 | 950 | 1.000 | 1.100 |
Piekbelasting | 350 | 500 | 550 | 600 | 600 |
Bewuste keuze flexibiliteit | 800 | 800 | 850 | 900 | 900 |
Speciale projecten | 4200 | 5.674 | 6.000 | 6.500 | 6.600 |
Oekraïners | 463 | 500 | 650 | 650 | |
Totaal | 9.498 | 11.837 | 12.700 | 13.950 | 14.250 |
De prognose van inhuurkosten is licht toegenomen sinds de vorige kwartaalrapportage door verlenging inhuur op projecten en aanvullende vervanging voor ziekte of zwangerschap.De stijging ten opzichte van 2022 van circa €2,4 mln. wordt voor de helft verklaard door forse tariefstijgingen, voor de helft door toename van het volume. Het volume is gestegen doordat de omvang van projecten toeneemt en doordat het met de krappe arbeidsmarkt moeilijk is om vast personeel aan te trekken. In een aantal gevallen hebben we inhuur kunnen omzetten naar dienstverbanden, maar door moeilijk vervulbare functies zijn we soms nog steeds gedwongen om in te (blijven) huren. Daarnaast zorgt ook de tijdelijkheid van budgetten voor hogere inhuur
Formatie en bezetting
Onderstaande tabel geeft de formatie, de bezetting en de vacatureruimte weer, exclusief boven formatieve medewerkers en medewerkers van het Deventer Groenbedrijf:
FTE | Begroting 2021 | Begroting 2022 | Begroting 2023 | 1e kwartaalrapportage 2023 | 2e kwartaalrapportage 2023 | 3e kwartaalrapportage 2023 |
---|---|---|---|---|---|---|
Formatie | 725,84 | 747,16 | 832,40 | 863,96 | 902,87 | 908,64 |
Bezetting | 822,56 | 854,74 | 858,62 | |||
Vacatureruimte | 41,40 | 48,13 | 50,02 |
De formatie blijft licht toenemen. Sinds de tweede kwartaalrapportages zijn er functies toegevoegd voor toegang sociaal domein, ruimtelijke projecten, onderwijshuisvesting en managementondersteuning.
Diversiteit en inclusiviteit
Vorig jaar heeft de gemeente Deventer het Charter Diversiteit ondertekend. Met het ondertekenen van het Charter Diversiteit maakt gemeente Deventer duidelijk dat ze zich inspant voor de instroom, behoud en doorstroom van werknemers – ongeacht hun leeftijd, geslacht, seksuele oriëntatie, culturele, etnische of religieuze achtergrond of arbeidsbeperking. Het regelmatig in kaart brengen en monitoren van ons personeelsbestand maakt onderdeel uit van de initiatieven die naar aanleiding van de Charter zijn opgestart. Op peildatum 1 november 2023 zag ons personeelsbestand (totaal aantal medewerkers 989) er op twee belangrijke diversiteitskenmerken als volgt uit:
Onderwerp | Aantallen | Aantallen |
---|---|---|
Aantal medewerkers |
|
|
Sekse |
|
|
Gemiddelde leeftijd |
|
|
Jongeren (tot 30 jaar) |
|
|
Middelbare leeftijd (30-55 jaar) |
|
|
Ouderen (55+) |
|
|
In het tweede kwartaal van 2023 hebben we in het medewerkersonderzoek vragen opgenomen t.a.v het thema diversiteit en inclusie. Onze medewerkers scoren dit thema bovengemiddeld goed. Het thema diversiteit en inclusie kent geen “quick fix”. Het is blijvend investeren op bewustwording in onze organisatie en daarnaast op drempelvrij communiceren.
Soort wijziging
Status
Doelstelling - Datagedreven werken
We werken datagedreven en met een eigentijdse informatievoorziening, waardoor we voor minimaal 95% voldoen aan de BIO (Baseline Informatieveiligheid Overheid)
Relatie met strategisch doel
Deventer werkt
De ambitie om een open bestuurscultuur te hanteren geven we uitvoering bij de grote opgaven waarvoor we staan. We willen inwoners beter betrekken bij besluiten over de eigen leefomgeving of levenssfeer en hebben daarbij extra aandacht voor jongeren en groepen die minder makkelijk van zich laten horen. Participatie en modern samenspel versterken ons gemeentebestuur en creëren maatschappelijke meerwaarde.
Prestaties
Historie
Historie
Historie
Doelstelling - De formatie van de organisatie is op sterkte en medewerkers zijn tevreden
We zoeken continue naar nieuwe mogelijkheden om personeel aan te trekken en zetten in op hun continue ontwikkeling, zodat ze met passie en plezier hun werk kunnen doen.
Relatie met strategisch doel
Deventer werkt
De ambitie om een open bestuurscultuur te hanteren geven we uitvoering bij de grote opgaven waarvoor we staan. We willen inwoners beter betrekken bij besluiten over de eigen leefomgeving of levenssfeer en hebben daarbij extra aandacht voor jongeren en groepen die minder makkelijk van zich laten horen. Participatie en modern samenspel versterken ons gemeentebestuur en creëren maatschappelijke meerwaarde.
Prestaties
Historie
Historie
Historie
Historie
Doelstelling - Solide en betrouwbare bedrijfsvoering
We voeren een solide en betrouwbare bedrijfsvoering, waarmee we voldoen aan wet- en regelgeving
Relatie met strategisch doel
Deventer werkt
De ambitie om een open bestuurscultuur te hanteren geven we uitvoering bij de grote opgaven waarvoor we staan. We willen inwoners beter betrekken bij besluiten over de eigen leefomgeving of levenssfeer en hebben daarbij extra aandacht voor jongeren en groepen die minder makkelijk van zich laten horen. Participatie en modern samenspel versterken ons gemeentebestuur en creëren maatschappelijke meerwaarde.
Prestaties
Toelichting
Historie
Toelichting 2e kwartaal rapportage 2023
De aanbesteding van het financieel systeem is in 2023 opgezet en uitgevoerd. Vanwege krapte in capaciteit en omdat een zorgvuldige voorbereiding op de implementatie nodig is, zal de implementatie een jaar later gereed zijn.Historie
Historie
Wijzigingen deze periode
Omschrijving | Taakveld | Soort afwijking | |
---|---|---|---|
Project Contactplatform | 0.4 Overhead | Budgetoverheveling | |
In het project Contactplatform wordt de telefooncentrale vervangen door het bellen met Teams en wordt KCC-functionaliteit aanbesteed. Er is eenmalig budget ad €738.000 beschikbaar voor het project. De Europese aanbesteding is inmiddels gestart. Afgelopen september heeft de stuurgroep besloten dat de implementatie wordt doorgeschoven naar het 3e kwartaal van 2024. Voorstel is daarom om het resterende projectbudget over te hevelen naar 2024 en de verwerking van de overheveling mee te nemen in de vierde kwartaalrapportage, zodat het resultaat met de DOWR-gemeenten kan worden afgestemd. Dekking: Dekking binnen eigen programma | |||
Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) | 0.4 Overhead | Budgetoverheveling | |
In de tweede kwartaalrapportage is een eenmalig budget opgenomen voor noodzakelijke kwaliteitsverbeteringen en wegwerken van achterstanden in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) ad €290.000. Eind 2023 loopt de uitvraag voor vroegsignalering. De werkzaamheden schuiven voor een deel door naar 2024, daarom wordt voorgesteld om €200.000 van het budget over te hevelen naar 2024. Dekking: Dekking binnen eigen programma | |||
Eenmalig budget archivering | 0.4 Overhead | Budgetoverheveling | |
Er is een eenmalig budget voor projecten rond archivering beschikbaar van €257.000. We gebruiken dit om projecten te starten, onder andere voor het opzetten van een e-Depot en voor het op orde krijgen van onze informatiehuishouding. Voorstel is om dit budget over te hevelen naar 2024 omdat projecten meerdere jaren doorlopen. Dekking: Dekking binnen eigen programma | |||
Toekomstvisie Deventer 2040 | 0.4 Overhead | Budgetoverheveling | |
Het eenmalige budget voor de toekomstvisie Deventer 2040 van €40.000 is al enkele keren overgeheveld omdat het traject nog niet is gestart. Voorstel is dit budget over te hevelen naar 2024 en in 2024 samen te voegen met het budget Toekomstvisie 2040 op programma Burger en Bestuur. Dekking: Dekking binnen eigen programma | |||
Project 5 wetten | 0.4 Overhead | Budgetoverheveling | |
Voor de implementatie van meerdere informatiewetten zoals de Archiefwet, de Wet open overheid, de Wet Elektronische Publicaties, de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer en het Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid loopt het DOWR-project 5 wetten. Het eenmalige budget voor het project is gedeeltelijk besteed, onder andere aan inhuur van specifieke deskundigheid op het gebied van procesanalyse. Voorstel is om €75.000 over te hevelen naar 2024 omdat het project in 2024 doorloopt. Dekking: Dekking binnen eigen programma | |||
Innovatieve werkgever voor jongeren | 0.4 Overhead | Budgetoverheveling | |
Van het eenmalig budget voor 2022 en 2023 is €62.750 nog niet besteed. Enkele projecten lopen op dit moment of zullen in 2024 starten vanwege capaciteitskrapte. Hiervan is een bedrag van €21.000 bestemd voor aanpassingen van het auditorium om in huis colleges en live events te hosten. Voorstel is om het restant van het budget over te hevelen. Dekking: Dekking binnen eigen programma | |||
Implementatie Financieel systeem | 0.4 Overhead | Budgetoverheveling | |
Het financieel systeem van de DOWR-gemeenten is vanwege rechtmatigheid opnieuw aanbesteed. Van het budget voor 2023 (€852.000) wordt dit jaar circa €373.000 besteed. Voorstel is om het restant van het budget (circa €480.000) over te hevelen vanwege het doorschuiven van de implementatiedatum naar 1 januari 2025. De kosten worden gedeeld met de gemeenten Olst-Wijhe en Raalte. Dekking: Dekking binnen eigen programma | |||
Investeringen ICT | 0.4 Overhead | Herschikking | |
Voor diverse investeringskredieten ICT is voor 2023 €3,4 miljoen begroot. De uitgaven per 1 november bedragen circa €1,1 miljoen. Een groot deel van de investeringen schuift naar verwachting door, omdat projecten doorlopen naar 2024. Dit betreft investeringen voor hybride vergaderen, audiovisuele middelen inclusief aanpassing raadzaal, koeling van de MER-ruimte, upgrade roadmap ICT, de firewall en loadbalancer. Dekking: Dekking binnen eigen programma | |||
Voordeel exploitatie DOWR inzetten voor hogere kosten Beyond 23 | 0.4 Overhead | Herschikking | |
Enkele jaren geleden is gestart met de vervanging van zaaksysteem e-Suite via het Dimpact-project Beyond23. Uit de geactualiseerde businesscase van Beyond 2023 blijkt dat de kosten voor de ontwikkeling van het nieuwe platform hoger uitkomen dan eerder voorzien. Doordat de Dimpact-gemeenten landelijk koploper zijn in het toepassen van common ground-architectuurprincipes kan minder gebruik gemaakt worden van standaarden. Voor Deventer leidt dit tot eenmalige extra kosten van €90.000, voor Olst Wijhe en Raalte beide €21.000. Dekking kan worden gevonden in een verwacht eenmalig voordeel van de exploitatiekosten in de DOWR-samenwerking. De kosten voor Raalte en Olst Wijhe worden doorbelast aan deze gemeenten. Dekking: Dekking vanuit ander programma | |||
Technische wijziging | 9.0 Meerdere | Overige afwijking | |
De cijfers in de programma’s worden ook aangepast naar aanleiding van technische wijzigingen. Zie voor nadere informatie de bijlage. Dekking: Dekking binnen eigen programma |
Exploitatie | |||||
(bedragen x€1.000) | |||||
Primitieve begroting | Begrotingswijzigingen | Begroting na wijzigingen | Wijzigingen deze periode | Begroot cumulatief | |
Lasten | 39.596 | 5.473 | 45.069 | -1.243 | 43.826 |
Baten | 8.931 | 1.420 | 10.351 | -208 | 10.143 |
Saldo | -30.665 | -4.053 | -34.718 | 1.035 | -33.683 |
Exploitatie: Specificaties wijzigingen deze periode (bedragen x €1.000)
Onderwerp | 2023 | 2024 | 2025 | 2026 | 2027 | |
Toekomstvisie Deventer 2040 | Lasten | -40 | 0 | 0 | 0 | 0 |
---|---|---|---|---|---|---|
Eenmalig budget archivering | Lasten | -257 | 257 | 0 | 0 | 0 |
Project 5 wetten | Lasten | -75 | 75 | 0 | 0 | 0 |
Innovatieve werkgever voor jongeren | Lasten | -62 | 62 | 0 | 0 | 0 |
Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) | Lasten | -200 | 200 | 0 | 0 | 0 |
Implementatie Financieel systeem | Lasten | -480 | 480 | 0 | 0 | 0 |
Voordeel exploitatie DOWR inzetten voor hogere kosten Beyond 23 | Lasten | -132 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Technische wijziging | Lasten | 3 | 76 | 76 | 75 | 75 |
Totaal lasten | -1.243 | 1.150 | 76 | 75 | 75 | |
Implementatie Financieel systeem | Baten | -170 | 170 | 0 | 0 | 0 |
Voordeel exploitatie DOWR inzetten voor hogere kosten Beyond 23 | Baten | -42 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Technische wijziging | Baten | 3 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Totaal baten | -209 | 170 | 0 | 0 | 0 | |
Saldo | 1.034 | -980 | -76 | -75 | -75 |
Reserves | |||||
(bedragen x€1.000) | |||||
Primitieve begroting | Begrotingswijzigingen | Begroting na wijzigingen | Wijzigingen deze periode | Begroot cumulatief | |
Storting | 1.519 | 780 | 2.299 | 523 | 2.822 |
Putting | 1.384 | 1.956 | 3.340 | -320 | 3.020 |
Saldo | -134 | 1.175 | 1.041 | -843 | 198 |
Investeringen | |||||
(bedragen x€1.000) | |||||
Primitieve begroting | Begrotingswijzigingen | Begroting na wijzigingen | Wijzigingen deze periode | Begroot cumulatief | |
Uitgaven | 2.149 | 1.549 | 3.697 | -158 | 3.539 |
Inkomsten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Saldo | -2.149 | -1.549 | -3.697 | 158 | -3.539 |
Exploitatie (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
---|---|---|---|---|---|
Bedrijfsvoering | Meerjarenbegroting 2023-2026 | 39.594 | 8.931 | -30.663 | |
3e kwartaalrapportage 2022 | 3.936 | 1.370 | -2.566 | ||
4e kwartaalrapportage 2022 | 888 | 30 | -858 | ||
Ambtelijke wijziging | -31 | 0 | 31 | ||
1e kwartaalrapportage 2023 | 451 | 34 | -417 | ||
2e kwartaalrapportage 2023 | 230 | -14 | -244 | ||
Totaal programma | 45.068 | 10.351 | -34.717 | ||
Reserves (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
Bedrijfsvoering | Meerjarenbegroting 2023-2026 | 1.519 | 1.384 | -135 | |
3e kwartaalrapportage 2022 | 0 | 985 | 985 | ||
4e kwartaalrapportage 2022 | 0 | 925 | 925 | ||
1e kwartaalrapportage 2023 | 30 | 46 | 16 | ||
2e kwartaalrapportage 2023 | 751 | 0 | -751 | ||
Totaal programma | 2.300 | 3.340 | 1.040 | ||
Investeringen (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
Bedrijfsvoering | Meerjarenbegroting 2023-2026 | 2.149 | 0 | -2.149 | |
3e kwartaalrapportage 2022 | 300 | 0 | -300 | ||
4e kwartaalrapportage 2022 | 371 | 0 | -371 | ||
1e kwartaalrapportage 2023 | 865 | 0 | -865 | ||
Totaal programma | 3.685 | 0 | -3.685 |
3e kwartaal
Naam | Taakveld | Voortgang | Stand van zaken | |||
---|---|---|---|---|---|---|
ICT - Roadmap | 0.4 | Op koers | ||||
Toekomst gericht werken | 0.4 | Op koers |